Réussir lait 19 janvier 2017 à 08h00 | Par Propos recueillis par Emeline Bignon

Travailler efficacement avec le lean management

Éviter les gâchis de matières et les temps improductifs, tel est l’objectif du lean management. Faisons le point avec Sophie Marçot du BTPL sur cette démarche de progrès inspirée de l’industrie.

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Sophie Marçot, consultante au BTPL :  « Identifiez et traquez les sources de gaspillage pour vous guider vers un cap bien précis. »
Sophie Marçot, consultante au BTPL : « Identifiez et traquez les sources de gaspillage pour vous guider vers un cap bien précis. » - © DR

Le lean management aide à mieux s’organiser. De quoi s’agit-il exactement ?

Sophie Marçot - « Le lean management est une démarche d’amélioration continue qui vise à l’optimisation. Bien connue dans le monde industriel, cette approche n’est pas reproductible dans les exploitations agricoles, mais ses grands principes sont transposables. Le lean vise à faire en sorte que l’exploitation tourne mieux. En recherchant une organisation du travail qui favorise la chasse au gaspillage, nuisible à l’efficacité et à la performance. Mais attention, le lean n’est pas synonyme de faire plus vite. Il consiste plutôt à faire mieux, mais en moins de temps. Sans que cela ne se fasse au détriment des personnes, des animaux, de l’économie de l’exploitation, de l’environnement… Concrètement, on agit sur les temps improductifs qui ne génèrent pas de valeur ajoutée, tels que les déplacements intempestifs, les pannes, les pertes au silo, les temps d’attente, les interruptions (portable, visiteurs)… mais aussi la recherche excessive de perfection, les malentendus, les surplus jetés… Le lean, c’est avant tout un état d’esprit. »

Comment s’approprier cet état d’esprit ?

S. M. - « Gagner du temps ne consiste pas à piocher dans un gros catalogue de solutions. Il faut d’abord se fixer un objectif, et seulement après, cibler la ou les solutions qui rapprochent de l’objectif visé. Il faut commencer par savoir d’où l’on part et où on veut aller. Cela n’a l’air de rien, mais c’est la base sans laquelle il est difficile d’avancer. Mieux vaut se fixer un objectif clair, mesurable, et réalisable dans un temps défini. Un objectif trop large ou trop flou se montre souvent décourageant et n’engage pas au changement. Seulement ensuite vient la question du comment l’atteindre. »

Vous avez des astuces concrètes applicables au quotidien ?

S. M. - « Un premier conseil basique, simple et qui ne coûte rien : commencer par ranger les choses à leur place ! Cela évite de chercher après la fourche, la pelle, le testeur de clôture, ou le thermomètre qui disparaissent sans cesse… Replacer un outil toujours au même endroit — là où il y a concessus pour qu’il se trouve — est une bonne habitude pour économiser des trajets inutiles et de l’énervement ! Dans le même esprit, l’anticipation des ruptures de stocks est une sage précaution.

Pour gagner en efficacité, bien organiser son bureau devient impératif. N’hésitez pas à trier, classer, jeter, afficher sur un tableau au mur les rendez-vous de chacun, les tours de week-ends, la liste des tâches urgentes et moins urgentes à faire quand il pleut par exemple. Une fiche bien visible, regroupant tous les numéros utiles (Siret, Siren, pacage, TVA, MSA, numéros de contrats pour les céréales, la laiterie, les assurances…), les dates de naissance des associés, les divers identifiants et mots de passe, ainsi que tous les numéros de téléphone incontournables (vétérinaire, comptable, conseillers…) est l’un des premiers outils à mettre en place. De même, investir dans des tampons identifiants et dateurs (5 €) est une aide vite amortie. »

Beaucoup de temps et d’énergie sont aussi gaspillés dans des problèmes de communication…

S. M. - « Un binôme ou un groupe qui ne fonctionne pas bien peut effectivement faire perdre du temps : échanges interminables et non structurés pour prendre une décision, consignes du salarié non respectées, répartition des tâches inadaptées, horaires dépassés… Et peut aussi impacter les conditions de travail avec des tensions relationnelles, sources de stress. Bien communiquer fait gagner du temps, de l’argent et du bien-être ! L’important dans la communication, ce n’est pas ce que l’on dit que c’est ????? ce que l’autre comprend et l’effet de ce que l’on produit sur lui. Adopter une écoute active et oser se dire les choses est essentiel. Cela évite d’entretenir les malentendus et les ruminations. Plus un désaccord est clarifié ouvertement, et mieux on peut interrompre l’amorce d’un conflit.

Mais, il ne faut pas tout attendre non plus de son environnement et de ses associés/salariés. Agir sur soi-même, sur sa façon de faire, de percevoir et de gérer ses priorités contribue aussi grandement à gagner du temps et de la sérénité. »

En savoir plus

Plusieurs formations sont programmées par le BTPL au premier trimestre 2017 dans la Loire, les Ardennes, en Haute-Normandie et en Lorraine. L’objectif est d’apporter des éléments concrets pour faire face aux problèmes d’organisation, de gestion du temps et de communication.

Tél. 02 43 28 65 77

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